Modèles de mail BTP

Les mails d’une consultation, prêts à copier.

9 modèles gratuits, écrits par une entreprise générale du bâtiment : consulter et relancer vos sous-traitants, répondre à votre client. Remplacez les repères en orange, envoyez.

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Vers vos sous-traitants

Consulter, relancer, répondre aux fournisseurs

Les cinq mails d’une consultation de sous-traitants, de la demande de prix à la réponse aux entreprises non retenues.

Consultation d’un sous-traitant ou fournisseur

Premier envoi du dossier pour obtenir un prix sur un lot.

Objet : Consultation [Lot] — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Dans le cadre de l’étude du projet [Chantier] situé à [Ville], nous souhaitons vous consulter pour le lot [Lot]. Vous trouverez en pièces jointes les éléments nécessaires à votre chiffrage : - Plans - CCTP - DPGF / quantitatif - Plans techniques - Documents complémentaires éventuels Merci de nous transmettre votre meilleure offre avant le [Date de retour]. Merci également de préciser dans votre proposition : - les prestations incluses ; - les éventuelles exclusions ; - les délais de fourniture ; - les délais d’intervention ; - la durée prévisionnelle des travaux ; - les conditions de règlement ; - la durée de validité de votre offre. Si certains éléments du dossier nécessitent des précisions, n’hésitez pas à nous transmettre vos questions. Merci par avance. Bien cordialement, [Votre signature]

Relance d’un devis sous-traitant

La date de retour approche ou est dépassée, sans offre reçue.

Objet : Relance — [Lot] — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Nous revenons vers vous concernant notre consultation du [Date d’envoi] pour le lot [Lot] du chantier « [Chantier] ». Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu votre offre. Pouvez-vous nous indiquer si vous êtes en mesure de chiffrer ? Le cas échéant, nous attendons votre retour pour le [Date de retour]. Merci d’avance, [Votre signature]

Accusé de réception d’une offre

Le devis du fournisseur est arrivé et part en analyse.

Objet : Bien reçu : votre offre [Lot] — [Chantier]

Bonjour, Nous accusons réception de votre offre pour le lot [Lot] du chantier « [Chantier] » ([Montant HT]). Elle est en cours d’analyse. Nous revenons vers vous dès que notre choix est arrêté. Cordialement, [Votre signature]

Offre retenue

Le sous-traitant emporte le lot.

Objet : Offre retenue — [Lot] — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Nous avons le plaisir de vous informer que votre offre pour le lot [Lot] du chantier « [Chantier] » a été retenue, pour un montant de [Montant HT]. Nous revenons vers vous très prochainement avec les pièces contractuelles et le planning d’intervention. Cordialement, [Votre signature]

Offre non retenue

Réponse aux entreprises écartées : on garde la relation pour la prochaine fois.

Objet : Offre non retenue — [Lot] — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Nous vous remercions pour l’offre que vous nous avez transmise pour le lot [Lot] du chantier « [Chantier] ». Après analyse des propositions reçues, nous n’avons pas retenu la vôtre sur cette affaire. Nous ne manquerons pas de vous consulter sur nos prochains chantiers. Cordialement, [Votre signature]

Vers votre client

Répondre à l’architecte ou au maître d’ouvrage

Les quatre mails qui accompagnent votre offre, de l’accusé de réception du dossier à la relance.

Accusé de réception d’un dossier de consultation

Confirmer au client que son DCE est bien arrivé et noter la date de remise.

Objet : Bien reçu : votre consultation — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Nous vous confirmons la bonne réception de votre dossier de consultation concernant le projet [Chantier] à [Ville]. Nous allons prendre connaissance des différentes pièces transmises et procéder à l’étude du dossier. Nous reviendrons vers vous si nous avons besoin d’informations ou de documents complémentaires au cours de notre analyse. Sauf indication contraire, nous avons bien noté une remise de notre offre pour le [Date de remise]. Merci pour votre consultation. Bien cordialement, [Votre signature]

Questions et pièces manquantes

Il manque un plan ou une précision pour finir le chiffrage.

Objet : Questions — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Dans le cadre de notre étude du dossier [Chantier] à [Ville], nous aurions besoin de quelques éléments complémentaires afin de finaliser notre chiffrage. Pouvez-vous, s’il vous plaît, nous transmettre ou nous confirmer les éléments suivants : - [Plan / document manquant] - [Question technique n°1] - [Question technique n°2] - [Précision sur matériau / finition] - [Précision sur prestation incluse ou non] Ces informations nous permettront d’établir une offre au plus juste et conforme aux attentes du projet. Merci par avance pour votre retour. Bien cordialement, [Votre signature]

Envoi de l’offre au client

Transmettre l’offre, avec les exclusions d’usage.

Objet : Notre offre — [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Vous trouverez ci-joint l’offre suite à votre consultation. Notre offre est établie sur la base des documents reçus le [Date de réception du dossier]. Ne sont pas compris sauf mention contraire : - travaux non représentés sur les plans ; - traitement de pollution éventuelle des sols ; - découverte de réseaux non répertoriés ; - travaux liés à la présence d’amiante ; - modifications demandées après validation de l’offre ; - prestations non décrites dans le CCTP et la DPGF. Bien cordialement, [Votre signature]

Relance d’une offre envoyée

L’offre est partie, le client n’a pas répondu.

Objet : Relance — notre offre pour [Chantier] ([Référence])

Bonjour, Je me permets de revenir vers vous concernant notre offre transmise pour le projet [Chantier] à [Ville]. Avez-vous pu en prendre connaissance ? Nous restons bien entendu disponibles pour échanger sur notre proposition, répondre à vos éventuelles questions ou ajuster certains points si nécessaire. Merci par avance pour votre retour. Bien cordialement, [Votre signature]

Bien écrire ses mails de consultation

Comment consulter un sous-traitant par mail ?

Indiquez le chantier, la ville et le lot, joignez ou mettez en lien les pièces du DCE (plans, CCTP, DPGF), donnez une date de retour et listez ce que l’offre doit préciser : prestations incluses, exclusions, délais, conditions de règlement et durée de validité.

Quand relancer un fournisseur qui n’a pas répondu ?

Quelques jours avant la date de retour demandée, pour lui laisser le temps de chiffrer. Demandez-lui surtout s’il compte répondre : un refus de chiffrer connu tôt vous laisse le temps de consulter une autre entreprise.

Faut-il répondre aux entreprises non retenues ?

Oui. Un mot bref et courtois garde la relation : ce sous-traitant sera peut-être le moins cher sur la prochaine affaire.

Que mettre dans le mail d’envoi d’une offre ?

La date des documents sur lesquels l’offre est établie, et les exclusions d’usage : travaux non représentés sur les plans, pollution des sols, réseaux non répertoriés, amiante, modifications après validation.

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